ใครบ้างต้องมาถึงพร้อมกัน?
เริ่มที่บทบาทซึ่งกำหนดเวลามาถึง คนติดตั้งบูธ คนขึ้นเวที และคนมีนัดประชุมอาจมีนัดแรกต่างกัน สำหรับแต่ละกลุ่มให้ระบุเมืองต้นทาง จำนวนผู้เดินทาง และเวลาสุดท้ายที่ต้องถึงประตูงาน การเดินทางไป Dubai World Trade Centre ในเมือง · การเดินทางไป Expo City Dubai
แยกเวลาที่เลื่อนไม่ได้ออกจากเวลาที่อยากได้ ผู้ขึ้นเวทีตามเวลาตายตัวมีข้อจำกัดต่างจากทีมที่สะดวกทั้งเช้า หากหลายกลุ่มออกจากเมืองเดียวกัน ให้เทียบการออกพร้อมกันกับการมาถึงแยกกัน การรวมกลุ่มมีประโยชน์น้อยลงหากกลุ่มแรกต้องรออีกทีมจึงออกจากสนามบินได้
เตรียมเอกสารอะไรสำหรับรถรับส่ง?
ทำรายการแยกตามกลุ่ม ใส่ชื่องาน ประตูเข้า โรงแรม ผู้ประสานงานที่รอรับ และที่อยู่นัดแรก เว็บไซต์ทางการของศูนย์ทั้งสองแห่งให้เส้นทางต่างกัน ใช้ชื่อสถานที่เต็มในข้อความถึงคนขับ โดยเฉพาะหากในทีมคุ้นกับชื่อย่อ เส้นทางและที่จอดรถของ Dubai World Trade Centre · เส้นทางและที่จอดรถของ Expo City Dubai
หากใครต้องแวะโรงแรมรับบัตรหรือฝากกระเป๋า ให้ใส่ไว้เป็นจุดหนึ่งในเส้นทาง แยกของใช้ส่วนตัวที่พกมากับผู้เดินทางออกจากอุปกรณ์บูธ สำหรับอุปกรณ์บูธ ให้ยืนยันวิธีรับกับผู้จัดและระบุชิ้นที่ต้องไปถึงก่อนผู้จัดแสดง
วางแผนขากลับหลังงานอย่างไร?
ระบุเวลาที่แต่ละกลุ่มออกจากงานได้จริง เวลาปิดให้ผู้เข้าชม เวลาจบการประชุมสุดท้าย และเวลาที่ทีมดูแลบูธเลิกงานมักต่างกัน กำหนดว่าใครไปสนามบินตรงได้และใครต้องกลับโรงแรมรับสัมภาระ Libra Jet วางแผนเที่ยวบินส่วนตัวในเอมิเรตส์
ถ้าเวลากลับเปิดไว้ ให้ระบุเป็นช่วงและบอกเหตุที่จะทำให้เปลี่ยนแปลง ถามเงื่อนไขหากต้องขยับเวลา กรณีที่บางคนกลับทีหลังควรใส่จำนวนคนและกระเป๋าของแต่ละเที่ยว เพราะรายละเอียดขาไปกับขากลับอาจต่างกัน
เริ่มสอบถามได้โดยส่งที่อยู่งาน เมืองต้นทาง จำนวนคนแยกตามกลุ่ม เวลาที่ต้องรักษา และความแตกต่างของขากลับ ส่งกำหนดการเดินทางของคณะ